Commandes publiques facilitées pour les TPE/PME
Pour une TPE ou une PME, répondre à une commande publique n'est pas évident. Le formalisme est assez lourd et il n'est pas toujours facile de se retrouver dans les méandres de l'appareil administratif. Surtout quand on manque de temps et de moyens. Cependant Oséo, en partenariat avec les acteurs économiques comme les chambres de commerce, a mis en place un véritable service www.reseaucommandepublique.fr pour alléger les démarches des TPE/PME.

Voici un descriptif général de la commande publique. Mais avant de vous affoler, sachez que surwww.reseaucommandepublique.fr vous pourrez trouver des stagiaires à qui vous pourrez déléguer de très nombreuses tâches administratives.
Qui sont vos clients publics ?
Les personnes morales de droit public font appel aux procédures de marchés publics pour répondre à leurs besoins en matière industrielle, de travaux, de fournitures, de services ou de prestations intellectuelles.
Le pouvoir adjudicateur donneur d’ordre d’un marché public est une personne publique. Il en existe plusieurs catégories :
L'Etat
Il est divisé en plusieurs structures : ministères, services déconcentrés de l’Etat, autorités administratives indépendantes, les juridictions. Mais, dans tous les cas, l’Etat conclut le marché et constitue le client public de l’entreprise.
Les Collectivités territoriales
Les Régions (22 en France)
Elles sont compétentes notamment dans les domaines de l’aménagement du territoire, l’enseignement (lycées), la formation professionnelle, l’action économique. Par exemple, elles construisent et entretiennent les lycées.
Les Départements (96 auxquels s’ajoutent les 4 départements d’Outre-mer)
Ils sont compétents dans les domaines de l'aménagement, de l’espace / équipement, de l’action sociale / aide sociale / santé publique, de l’enseignement (collèges), des actions économiques en complément des actions menées par d’autres collectivités (notamment subventions pour les entreprises en difficulté).
Les Communes (36 677 en France)
Elles sont compétentes dans les domaines des élections, de l’action sociale, des transports urbains de personnes, de la voirie, de l’urbanisme, du logement et de l’enseignement (écoles maternelles et primaires).
Les Etablissements publics
Les Etablissements publics nationaux ayant un caractère autre qu’industriel et commercial, qui sont rattachés à l’Etat, recouvrent : les établissements publics nationaux à caractère administratif, les établissements publics culturels (par ex. opéra national de Paris, Bibliothèque nationale de France Ecole du Louvre…), les établissements publics à caractère scientifique et technique (par ex. INSERM, CNRS), les établissements public à caractère scientifique, culturel et professionnel (par ex. les universités), les établissements publics à caractère sanitaire et social, les chambres consulaires (par ex. les CCI).
Les Etablissements publics locaux sont rattachés à une collectivité : les établissements publics administratifs, ou industriels et commerciaux (par ex. les Offices Publics de l’Habitat (OPH) qui rassemblent depuis 2007 les OPHLM et les OPAC), territoriaux (établissements publics de coopération intercommunal), purement fonctionnels (établissements publics locaux d’éducation, centres communaux d’action sociale, établissements publics de santé…)
Les organismes de sécurité sociale gérant le régime général (règles transposant le code des marchés publics).
Les sociétés d’économie mixte (SEM), sont soumises au Code des marchés publics si elles agissent pour le compte d’une personne publique
Les documents de l'achat public
Le cadre contractuel des marchés publics distingue deux types de documents : les documents réglementaires et les documents contractuels.
Les documents réglementaires
Les documents réglementaires sont utilisés lors de la passation des marchés. Ils servent au respect des principes de base de la réglementation.
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Les documents réglementaires sont opposables à tous :
Si, en tant qu’entreprise candidate, vous ne respectez pas leur contenu, votre proposition peut être rejetée,
Si la collectivité ne respecte pas ses obligations en la matière, le marché peut être frappé de nullité.
Les documents contractuels
Ce sont les pièces constitutives du marché. Ces écrits définissent les conditions dans lesquelles le marché se doit d’être exécuté. Il en existe de 2 types : - les documents généraux, en général non fournis- les documents particuliers.
Les documents généraux
- le Code des marchés publics- les CCAG, ou Cahiers des Clauses Administratives Générales fixent les dispositions administratives applicables à une catégorie de marchés. Ces catégories sont au nombre de quatre : Travaux ; Fournitures courantes et services (FCS) ; Prestations intellectuelles ; Marchés industriels (MI) ; Attention : les CCAG réformés devraient sortir au cours de l’année 2009. - les CCTG, ou Cahiers des Clauses Techniques Générales, fixent les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d’une même nature.
Les documents particuliers
Ils sont répartis selon deux périodes :
Avant la signature (ou notification) du marché :
- L’acte d’engagement est la pièce dans laquelle le candidat présente son offre et adhère aux clauses que la personne publique a rédigées, complétée par l'acceptation de cette offre, éventuellement modifiée, par la personne publique.
- Le CCAP, ou Cahier des Clauses Administratives Particulières fixe les dispositions administratives propres à chaque marché.
- Le CCTP, ou Cahier des Clauses Techniques Particulières fixe les dispositions techniques nécessaires à l'exécution des prestations de chaque marché.
- Divers documents comme des plans, des schémas, le bordereau de prix, le détail estimatif…
Après la signature (ou notification) du marché :
- Les bons de commande,
- Les avenants par lesquels les parties conviennent d'adapter ou compléter une ou plusieurs des clauses d’un marché pendant son exécution.
- Les actes spéciaux d'agrément des sous-traitants et de leurs conditions de paiement.
Les procédures de l'achat public
Les marchés publics peuvent être conclus selon différentes procédures, notamment par appel d'offres.
L'appel d'offres
Cette procédure peut être utilisée quel que soit le montant du marché. Elle est obligatoire pour les marchés dont le montant est supérieur à (seuils applicables à compter du 1er janvier 2006) :
5.150.000 euros HT pour les marchés de travaux,
206.000 euros HT pour les marchés de fournitures ou de services des collectivités territoriales,
133.000 euros HT pour les marchés de fournitures ou de services de l’Etat.
Il existe deux types d’appels d’offres :
- l’appel d’offres ouvert : quand tout candidat peut remettre une offre,
- l’appel d’offres restreint : lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats qui y ont été autorisés après sélection.
La procédure adaptée
Les marchés sont passés selon des modalités de publicité et de mise en concurrence déterminées par l’acheteur public.
La procédure est dite adaptée pour les marchés passés en-dessous des seuils suivants :
5.150.000 euros HT pour les marchés de travaux,
206 000 euros HT pour les marchés de fournitures ou de services des collectivités territoriales,
133 000 euros HT pour les marchés de fournitures ou de services de l’Etat.
La publicité et la mise en concurrence doivent être appropriées à l’objet du marché.
Pour les marchés dont le montant est compris entre 90 000 euros HT et les seuils des procédures formalisées (5.150.000 € pour les marchés de travaux, 206.000 € pour les marchés de services et fournitures des collectivités locales et 133.000 € pour les marchés de services et fournitures de l’Etat), les avis sont obligatoirement publiés au Bulletin officiel des annonces de marchés publics (BOAMP) ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales (JAL). Au-dessus des seuils des procédures formalisées, l’AAPC est publié au BOAMP et au JOUE, et le cas échéant une publicité complémentaire.
Ces avis de publicité peuvent être consultés par voie de presse (BOAMP, JAL, le cas échéant, au Journal Officiel de l’Union Européenne -JOUE-), ou accessibles à partir de sites Internet (le site de la collectivité, des sites concentrateurs d’annonces de marchés publics ou encore être visibles par voie d’affichage (ex : pour les communes, affichage en mairie).
La procédure négociée
La procédure négociée permet à l’acheteur public de choisir le titulaire du marché après consultation de candidats et négociation des conditions du marché avec l’un ou plusieurs d’entre eux. La procédure négociée est utilisée dans des conditions définies dans le Code des marchés publics. Cette technique peut également être utilisée dans la procédure adaptée.
Le dialogue compétitif
La personne publique peut recourir au dialogue compétitif soit lorsqu’elle n’est pas en mesure de définir les moyens techniques pouvant répondre aux besoins dont elle a la charge ou à l’objectif poursuivi par le marché, soit lorsqu’elle n’est pas en mesure d’établir le montage juridique ou financier d’un projet. Cette procédure est utilisée essentiellement dans des domaines techniques, esthétiques ou financiers. Chaque candidat propose sa solution pour atteindre les objectifs définis par la collectivité.
La conception-réalisation et le concours
Les procédures de conception-réalisation et de concours se rapprochent de l’appel d’offres.
La conception-réalisation
En principe, la conception des ouvrages (la maîtrise d’œuvre) est distincte de la réalisation des ouvrages mais quand un motif d’ordre technique rend nécessaire l’association de l’entrepreneur à la conception des ouvrages, le recours à la conception-réalisation est possible.
Le concours
Procédure par laquelle la personne publique choisit un plan ou un projet notamment dans le domaine de l’aménagement du territoire, de l’urbanisme, de l’architecture et de l’ingénierie ou des traitements de données, avant d’attribuer à l’un des lauréats du concours un marché.
Le système d’acquisition dynamique
Le système d’acquisition dynamique est un processus d’acquisition entièrement électronique destiné à l’achat de fournitures courantes. Il est limité dans le temps (durée maximale de 4 ans) et ouvert pendant toute sa durée aux opérateurs économiques satisfaisant aux critères de sélection et ayant présenté des offres indicatives conformes aux documents de la consultation.
Schéma général de la procédure
Le schéma de principe ci-dessous présente de façon globale le déroulement d’une procédure de marché public.

Comment est attribué le marché ?
Pour attribuer le marché à l’entreprise qui présente l’offre économiquement la plus avantageuse, l’acheteur public a l’obligation de procéder selon une méthode précise.
L’utilisation des critères de sélection
Pour avoir une chance d’obtenir le marché, l'entreprise candidate doit présenter une offre qui répond aux critères choisis par la personne publique. L’acheteur public peut utiliser les critères énoncés dans le Code des marchés publics :
- la qualité,
- le prix,
- la valeur technique,
- le caractère esthétique et fonctionnel,
- les performances en matière de protection de l'environnement,
- les performances en matière d'insertion professionnelle des publics en difficulté,
- le coût global d'utilisation,
- la rentabilité,
- le caractère innovant,
- le service après-vente et l'assistance technique,
- la date de livraison,
- le délai de livraison ou d'exécution
Tous les critères n’ont pas la même importance. Ils doivent être pondérés ou, à défaut, hiérarchisés.
La pondération
L’acheteur public pondère les critères de sélection des offres. Il définit précisément l’équilibre entre les différents critères et leur valeur respective, au moyen par exemple de l’application d’un pourcentage ou d’un coefficient.
La hiérarchisation
Si, pour des raisons démontrables, la pondération n’est pas possible, l’acheteur public utilisera la hiérarchisation des critères : il établira une liste dans laquelle les critères sont présentés dans un ordre décroissant d’importance.
Le déroulement du choix
Pour un appel d’offres, l’offre économiquement la plus avantageuse est choisie :
Par la commission d’appel d’offres pour les collectivités territoriales. La CAO pour l’Etat, les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux ou médico-sociaux a été supprimée par le décret du 19 décembre 2008.
Une fois le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse effectué :
le candidat pressenti doit, pour être définitivement retenu, fournir une copie des certificats exigés par l'article 46 prouvant qu'il a satisfait à ses obligations fiscales et sociales.
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Obligations à justifier
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Justificatifs
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A qui s'adresser ?
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Impôt sur le revenu (artisans non-soumis à l'IS)
Sociétés soumises à l'IS
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Certificat attestant la souscription des déclarations : liasse 3666, feuillet 3
Certificat attestant le paiement : liasse 3666, feuillet 1
Certificat attestant le paiement de l'IS : liasse 3666, feuillet 2
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Services fiscaux chargés de recevoir les déclarations
Comptable du Trésor
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T.V.A
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1. Certificat attestant la souscription des déclarations : liasse 3666, feuillet 2
2. Certificat attestant le paiement : liasse 3666, feuillet 2
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Services fiscaux chargés de recevoir les déclarations
Comptable des impôts
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Cotisations sociales
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Certificat attestant le paiement
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URSSAF ou caisses générales de sécurité sociale
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Congés payés assurés par une caisse de congés payés
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Certificat attestant le paiement.
Pour entreprise de B.T.P. : vaut aussi pour paiement des cotisations de chômage intempéries
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Caisse de congés payés compétente
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Dématérialisation
Vous pouvez candidater aux marchés publics par voie électronique. Voici à quelles conditions.
Les obligations de la personne publique
Le pouvoir adjudicateur indique dans l'avis d'appel public à la concurrence ou, pour les marchés négociés sans publicité préalable, dans la lettre de consultation le mode de transmission qu'il retient.
Pour les marchés ou les accords-cadres passés selon une procédure formalisée, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents adressés par les opérateurs économiques qui n'auraient pas respecté son choix.
Au Code des marchés publics, s'ajoute l'arrêté du 28 août 2006 et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés. Les collectivités publiques doivent mettre à disposition des entreprises un réseau d’accès sécurisé aux consultations et s’assurer que les réponses demeurent confidentielles.
L’accès aux consultations, les téléchargements et les réponses électroniques sont gratuits.
Quelles conséquences pour l'entreprise candidate ?
Pas d’obligation de répondre électroniquement
Liberté de choisir le mode de transmission des documents. Il est possible de prendre connaissance du règlement de consultation et du DCE par la voie électronique
Possibilité gardée de demander une transmission par la voie postale et recevoir les documents de la consultation sur un support papier (ou sur support physique électronique si la personne publique l’a explicitement indiqué).
Attention :
A compter du 1er janvier 2010, le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission par voie électronique des documents adressés par les opérateurs économiques par le pouvoir adjudicateur.
A compter de la même date, pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, les documents requis des candidats sont transmis par voie électronique. A compter du 1er janvier 2012, pour les achats de fournitures, de services ou de travaux d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de recevoir les documents requis des candidats qui sont transmis par voie électronique. A titre d'expérimentation, pour les marchés qu'il détermine, le pouvoir adjudicateur peut exiger la transmission des candidatures et des offres par voie électronique. Les conditions et modalités de mise en œuvre de cette expérimentation, qui prend fin au 1er janvier 2010, sont fixées par arrêté du ministre chargé de l'économie.
Liberté du mode de transmission de la candidature
Quelle que soit la forme du dossier de consultation retiré. La façon dont est retiré le dossier de consultation est sans aucune influence sur le mode de transmission de la candidature et de l'offre.
Les candidats appliquent le même mode de transmission à l'ensemble des documents qu'ils adressent au pouvoir adjudicateur.
C’est donc un principe d’irréversibilité qui s’applique : Si l'entreprise candidate sur papier, elle s'engage par la suite à présenter son offre sur papier. Si elle candidate électroniquement, elle s'engage par la suite à présenter son offre électroniquement.
L’autorité habilitée au sein de l’entreprise à signer et à transmettre la candidature et l’offre
Le MINEFI précise que l'entreprise doit conserver et doit pouvoir produire les éléments propres à établir que la signature électronique utilisée a été délivrée à une personne qui pouvait valablement engager l'entreprise.
La transmission électronique des certificats sociaux et fiscaux
Lorsque les administrations concernées ne les ont pas transmis électroniquement, la numérisation de ces certificats est possible. Mais l’acheteur peut également accepter la production de ces certificats sous format papier.
Comment répondre par voie électronique?
Pour répondre par la voie électronique, l'entreprise doit se référer aux modalités d’accès à la plate-forme réceptionnant les réponses électroniques.
Ces modalités doivent figurer sur l’avis d’appel public à concurrence et/ou le règlement de consultation mis à disposition par la personne publique. L’accès est totalement libre d’accès et gratuit.
La personne habilitée à engager l’entreprise doit être en possession d’un certificat électronique. C’est grâce à ce certificat que la personne habilitée pourra signer électroniquement les documents qui le nécessitent.
La copie de sauvegarde
Lorsque qu'une entreprise candidate répond par la voie dématérialisée, elle peut envoyer en même temps que son offre une copie de sauvegarde (support papier, clé usb, cd-rom..). Cette copie ne pourra être utilisée uniquement si la personne publique ne peut pas prendre connaissance de l'offre électronique. Voir l’arrêté du 28 août 2006 pris en application du I de l’article 48 et de l’article 56 du CMP et relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics formalisés.
Les candidatures et les offres contenant des virus
La règle est fixée par les articles 10, 11 et 12 de l'arrêté du 28 août 2006 :"Les candidatures et les offres transmises par voie électronique et dans lesquelles un programme informatique malveillant est détecté par le pouvoir adjudicateur peuvent faire l'objet d'une réparation. Le pouvoir adjudicateur conserve la trace de la malveillance du programme et, s'il décide de tenter une réparation, il conserve également la trace des opérations de réparation réalisées".
Les certificats
Il est possible de scanner les certificats sociaux et fiscaux, lorsque les administrations concernées ne les ont pas transmis électroniquement, pour les transmettre par voie électronique à l'acteur public. L’acheteur peut également accepter la production de ces certificats sous format papier.
Source:HaOui